Guía De Uso * Veri*Fac*WOO

1. El ecosistema VeriFacWOO: Portal y Plugin

Veri*Fac*WOO no es solo un plugin que instalas en tu WordPress. Para garantizarte la máxima seguridad, cumplir a rajatabla con la protección de datos y asegurar que tu negocio nunca se detenga, la solución se divide en dos partes independientes que trabajan en equipo: el Portal y el Plugin.

1.1 El Portal VeriFacWOO

La central de operaciones legales y administrativas.

El portal es el lugar donde contratas el servicio y gestionas toda la burocracia legal y licencias fuera de tu web.

¿Qué gestionas desde aquí?

Contratación y Licencias: El alta del cliente, los pagos y la generación de tu código de licencia.
Identidad Fiscal: Tus datos de emisor y el identificador fiscal de tu comercio.
Trámites con la AEAT: El otorgamiento y las autorizaciones que exige la ley, la relación con nuestro partner oficial para presentar las facturas a Hacienda, y la descarga de tus justificantes legales.
Activación y Control: El paso entre los modos Sandbox (pruebas) y Producción (fuego real), la generación del PDF de autorización para que lo firmes digitalmente y el acceso a tus estadísticas globales.

¿Por qué?

Facturas ilimitadas: No te cobramos ningún extra ni comisión por el número de facturas que envíes.
Licencia por CIF/NIF, no por dominio: La licencia se vincula a tu identificador fiscal. Si tu empresa tiene varias tiendas WooCommerce, puedes usar la misma licencia en todas ellas. (Eso sí, te recomendamos configurar series de facturación distintas en cada tienda para que no se pisen las numeraciones).
Prepara tu tienda a tu ritmo: Comprar el plugin hoy no te obliga a activar el modo Producción de inmediato. Puedes configurar, probar en Sandbox y dejarlo todo listo con calma. Tienes hasta 365 días para activar el modo Producción, y tu año de suscripción empezará a contar ese mismo día.

1.2 Plugin WooCommerce

Tu herramienta de trabajo del día a día.

Es el componente que instalas en tu WordPress y su única función es operar directamente desde las entrañas de tu tienda online utilizando la licencia que has generado en el portal.

¿Qué haces desde el plugin?

Conectar tu tienda introduciendo tu clave de licencia.
Elegir en qué modo trabajar: Básico, Sandbox o Producción.
Preparar tus facturas ordinarias y rectificativas.
Gestionar los envíos automatizados y controlar los estados de los pedidos dentro de WooCommerce.
estados dentro de WooCommerce;
Personalizar tus PDFs, usar los shortcodes, estampar el código QR obligatorio, configurar avisos y exprimir las herramientas de integración.

¿Por qué separamos estos dos flujos?

Básicamente, para que duermas tranquilo. Separar la gestión legal de tu WordPress te aporta cinco beneficios brutales:

Seguridad y Control Legal: Las licencias, autorizaciones y la conexión con el proveedor oficial que envía los datos a Hacienda no dependen de la estabilidad de tu web.
Protección de datos: Tu tienda online solo almacena lo estrictamente necesario a nivel local, reduciendo riesgos.
Continuidad de servicio total: Si tu web tiene un problema, se rompe, decides migrar de servidor o desactivas el plugin sin querer, nunca perderás el acceso a tu información fiscal. Tus documentos y estadísticas seguirán a salvo en el portal.
Gestión profesional externa: Todo el papeleo y los documentos emitidos se consultan en un entorno aislado y seguro.

A tener en cuenta sobre tus datos: Si decides no renovar tu suscripción, guardaremos toda tu información en el portal durante 30 días de cortesía. Si pasa ese plazo y no has renovado, las estadísticas y datos del portal se eliminarán de forma irreversible. Eso sí, no te preocupes por el pasado: las facturas que ya hayas emitido seguirán perfectamente registradas donde deben estar (en Hacienda y en la base de datos de tu tienda).

2. ¿A quién va dirigido?

Veri*Fac*WOO está pensado para ti si vendes a través de WooCommerce y necesitas preparar tu tienda online para la normativa VERI*FACTU de forma ágil, sin complicaciones y sin perder el control de tu forma actual de trabajar.

No necesitas ser programador ni experto en leyes; solo con saber moverte por el panel de WordPress y WooCommerce es más que suficiente. Nosotros nos encargamos de que toda la complejidad técnica se quede entre bambalinas.

Este plugin es ideal para ti si eres:

Una tienda online o empresa que vende productos o servicios desde WooCommerce y quiere dejar su facturación lista y adaptada a la nueva ley.
Un negocio que busca orden y automatización, y necesita emitir facturas ordinarias y rectificativas de forma impecable, reduciendo a cero los errores manuales en la numeración, los PDFs o los estados de los pedidos.
Un profesional o agencia que gestiona los WooCommerce de sus clientes y necesita una solución centralizada, fiable y segura para quitarles ese dolor de cabeza.
Una tienda que ya tiene su propio sistema de PDFs o un diseño visual favorito y no quiere cambiarlo; puedes mantenerlo perfectamente y usar nuestros shortcodes para integrar el código QR oficial y los datos fiscales donde tú elijas.
Alguien que prefiere evitar el código y huye de procesos manuales o parches informáticos complicados que puedan romperse en la próxima actualización.dos.

3. ¿Qué problema resuelve?

En una tienda WooCommerce estándar, la información fiscal suele terminar dispersa por todas partes: datos en los pedidos, correos perdidos, plugins de PDF de terceros, numeraciones metidas a mano, facturas rectificativas poco claras y parches externos.

Veri*Fac*WOO centraliza todo este caos en un solo lugar. Al instalarlo, eliminas de un plumazo estos problemas específicos de tu día a día:

Automatización y Conexión Legal

Puente directo con Hacienda: Conecta tu WooCommerce de forma nativa con los procesos VERI*FACTU y los entornos oficiales de la AEAT según tu licencia.
Facturas y rectificativas sin errores: Gestiona de forma automática facturas ordinarias, anulaciones y reembolsos. Si hay una devolución, el plugin genera el documento correcto sin que tengas que intervenir.
Numeración blindada: El sistema reserva el número de factura exacto en el momento en que se crea el pedido, evitando saltos correlativos o números duplicados que puedan traerte problemas con Hacienda.
Estados visibles al segundo: Controla de un vistazo si una factura está pendiente, enviada, aceptada por la AEAT o si ha sufrido algún error.

Flexibilidad y Respeto a tu Bolsillo

Emisiones 100% ilimitadas: Olvídate de pagar más si vendes más. No hay límite de facturas emitidas ni costes extra por cada envío.
Renovación justa: Tu año de licencia no empieza el día que compras el plugin, sino el día en que decides activar el modo Producción para enviar datos reales.
Preparación sin prisas: Contrata, configura, haz todas las pruebas que necesites en el entorno Sandbox y déjalo todo listo antes de dar el salto definitivo.
Varias tiendas, un solo CIF/NIF: Si gestionas distintas tiendas WooCommerce bajo la misma empresa o documento fiscal, puedes utilizar la misma licencia en todas ellas.

Adaptabilidad y Control Técnico

Libertad de diseño (Shortcodes): Puedes utilizar el flujo visual que trae el plugin o, si lo prefieres, integrar el código QR oficial y los datos fiscales en tus plantillas de PDF actuales usando nuestros shortcodes.
Modo básico sin conexión: Ideal para los primeros días. Te permite diseñar tus PDFs y trastear con los ajustes locales sin enviar absolutamente nada a la AEAT.
Avisos e incidencias internas: El plugin avisa automáticamente a tu equipo por correo si cambian las credenciales, si se modifica el modo de la licencia o si ocurre cualquier incidencia técnica crítica.

El resultado es muy claro: menos trabajo manual para ti, cero riesgos de errores humanos y el control absoluto sobre cómo adaptas tu tienda a la normativa VERI*FACTU.

4. ¿Cómo funciona? El recorrido en 6 pasos

Para que veas lo sencillo que es, el funcionamiento de Veri*Fac*WOO se resume en un camino muy claro. Así es como pasas de tener el plugin a emitir facturas totalmente legales:

Paso 1: Contratación en el portal VeriFacWOO

Todo empieza en nuestro portal (verifacwoo.com). Aquí contratas el servicio y rellenas tus datos de emisor. En cuanto completas estos datos básicos de tu tienda, el portal genera tu API key y te activa el acceso al modo Sandbox (pruebas).

Hacemos este paso fuera de tu WordPress para proteger a capa y espada toda la parte legal y administrativa, y para que siempre tengas tus estadísticas y documentos a salvo externamente.

Paso 2: Instalación del plugin en tu tienda

Instalas el plugin en tu WordPress y entras al panel de Veri*Fac*WOO dentro de WooCommerce. En la pestaña API, introduces tu API key y tu API secret. El plugin se conecta solo con el portal, verifica las credenciales y activa los modos que tengas contratados. Te olvidas de configurar o copiar códigos técnicos extraños de forma manual.

Paso 3: Configuración y pruebas a tu ritmo (Básico y Sandbox)

Con el plugin ya conectado, configuras los detalles de tu día a día:

Tus datos fiscales (nombre, NIF/CIF, dirección y email).
Las series y la numeración de tus facturas.
Tu política de expedición (¿quieres que se emita de forma manual, al pagar el pedido o al completarlo?).
El diseño del PDF (añade tu logo, tus colores corporativos y el pie de página).
El mapeo de tus tasas de impuestos al esquema oficial de VERI*FACTU.
La activación del campo NIF del cliente en el checkout de tu tienda.
Tus emails de aviso internos.

Tienes dos entornos para probar sin miedo:

Modo Básico: Generas PDFs de facturas y rectificativas sin límites para ver cómo quedan visualmente, sin enviar absolutamente nada a la AEAT.
Modo Sandbox: Envías emisiones de prueba simuladas al entorno oficial de Hacienda para revisar los códigos QR, comprobar los estados y validar que todo el flujo funciona de diez antes de pasar a real.

Paso 4: Autorización digital y salto a Producción

Cuando compruebes que todo va como la seda y estés listo para emitir facturas de verdad, haces el trámite de otorgamiento desde el portal:

El portal genera tu PDF de autorización.
Te lo descargas y lo firmas digitalmente con tu certificado.
Vuelves a subir el PDF firmado al portal.
El portal confirma la firma con Hacienda (suele tardar menos de 5 minutos).

¡Listo! Ya puedes activar el modo Producción desde la pestaña API de tu plugin.

Paso 5: Emisión real, alertas y control

Una vez en el modo Producción, el plugin toma el control automático con cada nueva venta:

Reserva el número exacto de factura al crearse el pedido.
Emite la factura siguiendo la política que hayas elegido.
Estampa el código QR y la URL de cotejo oficial de la AEAT.
Crea el PDF definitivo y te lo envía por email a ti y a tu cliente en cuanto Hacienda confirma la recepción.
Registra absolutamente todo en el log de actividad para que tengas total trazabilidad.

Además, no necesitas revisar el panel de control todos los días. El plugin te avisa de forma automática por correo si ocurre cualquier imprevisto: si cambia el modo, si la licencia va a caducar, si hay facturas pendientes o si falla la conexión. Recuerda que el portal sigue ahí fuera como tu red de seguridad para consultar estadísticas o descargar documentos legales pase lo que pase con tu web.

Paso 6: Te olvidas de todo, funciona solo

A partir de aquí, tú te dedicas a vender y el plugin trabaja en segundo plano. Cada nuevo pedido se gestiona solo. Tu tienda sigue funcionando exactamente igual que siempre, pero con la tranquilidad de que estás cumpliendo con VERI*FACTU sin añadir tareas manuales a tu jornada.

Y si alguna vez necesitas revisar un caso concreto, un estado o un log, lo tienes todo a mano en tu panel de WooCommerce o en el portal administrativo.

5. Anatomía del Plugin: Tus Herramientas, Tu Configuración

5.1 Filosofía del plugin: tú eliges cómo trabajar

La idea principal de Veri*Fac*WOO es no encasillarte. Sabemos que cada eCommerce es un mundo:

Si quieres una solución llave en mano: Puedes usar nuestros PDFs, paneles, flujos automatizados de facturas/rectificativas, avisos y validaciones nativas.
Si ya tienes tu sistema montado: Si te encanta tu diseño de factura actual, tus plantillas de email, tu zona de cliente o tu flujo interno, el plugin se convierte en una caja de herramientas. Te aporta la conexión, los estados, los datos fiscales, el QR legal y los shortcodes para que adaptes lo que ya tienes con el menor cambio posible.

Nuestra promesa comercial: Nosotros te damos las herramientas para cumplir la ley y conectarte con Hacienda. Tú eliges si usas nuestro flujo completo o si prefieres adaptar el tuyo.

5.2 Módulo de licencia y modos

Este módulo es el encargado de comunicar el plugin con tu cuenta en el Portal Veri*Fac*WOO. Recuerda que la licencia se genera fuera, vinculada a tu CIF/NIF (lo que te permite usarla en varias tiendas si comparten el mismo emisor).

¿Qué hace por ti en el día a día?

Verifica tus claves API (Api key y Api secret) y las asocia a tu NIF.
Comprueba el estado de tu licencia (activa o caducada) y te permite cambiar entre los modos Básico, Sandbox y Producción.
Te protege: si la licencia caduca, el plugin lo detecta y devuelve la tienda a un estado seguro automáticamente.

Beneficio clave: Cero complicaciones técnicas. Introduces tus claves en la pestaña API, eliges el modo y te olvidas. Además, tienes emisiones anuales ilimitadas; nunca te quedarás sin “créditos” de envío.

5.3 Módulo de facturación (El corazón del sistema)

Se encarga de transformar los pedidos de WooCommerce en documentos fiscales impecables.

Reserva el número de factura al crear el pedido, conserva las series, guarda los estados y prepara las anulaciones o rectificativas por reembolso.

Beneficio clave: Tu tienda no depende de la memoria de nadie. El plugin mantiene el orden contable de forma automática.

5.3b Pedidos de importe cero (0€)

Si un pedido entra con un total de 0 euros (por una suscripción de prueba, un cupón del 100% o un servicio gratuito), el plugin lo excluye del flujo automático. No le reserva número de factura ni lo envía a la AEAT. Si aun así necesitas emitirle factura, puedes hacerlo con un solo clic de forma manual desde el panel del pedido.

Beneficio clave: Evitas quemar números de factura correlativos y generar papeleo innecesario con Hacienda por transacciones sin valor económico.

5.4 Módulo de numeración

La numeración es sagrada para Hacienda. Veri*Fac*WOO reserva el número de factura en el mismo instante en que se crea el pedido, no cuando se emite tiempo después.

¿Por qué es vital?

Evita duplicados, mantiene una secuencia limpia aunque entren varios pedidos a la vez y te permite revisar el número antes del envío real si pasa algo extraño.

Beneficio clave: Eliminas de raíz el riesgo de sufrir errores contables o de auditoría fiscal.

5.5 Módulo de rectificativas y reembolsos

Los reembolsos en WooCommerce pueden ser un dolor de cabeza (parciales, totales, cambios de estado directos…). El plugin traduce esa complejidad al lenguaje de Hacienda:

Si el reembolso tiene líneas claras, genera una rectificativa normal.
Si WooCommerce hace un reembolso total “en blanco” (sin especificar líneas), el plugin clona los conceptos originales con importes negativos para reconstruir el documento.

Beneficio clave: No necesitas ser un experto en la arquitectura de WooCommerce. Si un reembolso no tiene datos suficientes para ser legalmente seguro, el plugin lo marca para que le eches un ojo.

5.6 Módulo PDF y Shortcodes de integración

El plugin genera de forma nativa vistas previas y descargas de facturas profesionales (desglosando descuentos, recargos o líneas de envío a 0€). Pero si prefieres quedarte con tu plugin de PDF actual, puedes hacerlo.ras y rectificativas.

Dispones de shortcodes listos para usar que te permiten incrustar datos fiscales en tus herramientas actuales. Puedes pintar en cualquier rincón de tu web o emails:

El código QR oficial de la AEAT o el enlace de cotejo.
El número y el estado de la factura.

Beneficio clave: En el 90% de los casos, estos shortcodes solucionan la integración sin tener que picar código ni rehacer tu tienda online. Y si tu web tiene un nivel de personalización extrema, te damos documentación detallada y soporte técnico para tus desarrolladores.

5.6 Módulo de emails post-emisión

Para evitar líos legales, Veri*Fac*WOO solo envía el email con el PDF adjunto al cliente y al administrador cuando la factura ya cuenta con la confirmación real de la AEAT. Así te aseguras de no enviar jamás un documento definitivo antes de tiempo.

5.7 Módulo NIF, NIE, CIF y checkout

Capturar y validar los datos del comprador es obligatorio para cumplir con VERI*FACTU. Este módulo te permite añadir el campo del documento de identidad en el checkout y validarlo antes de que el cliente pague.

Compatibilidad total: Funciona con el checkout clásico de WooCommerce y con el nuevo sistema por bloques. Soporta NIF, NIE, CIF, clientes de la UE y validación ROI/VIES.
Tú decides el nivel de control: Puedes elegir si el campo es obligatorio, si usas el del plugin o uno que ya tuvieras, y qué nivel de restricción aplicar.

Beneficio clave: Reduces los errores en los datos antes de emitir, evitando que Hacienda te rechace facturas por culpa de un NIF mal escrito por el cliente.

5.8 Módulo de avisos internos

Mantente al tanto de la salud fiscal de tu tienda sin necesidad de revisar el panel de WordPress a diario. El plugin envía alertas por correo electrónico al equipo de administración si ocurre algo importante:

Desactivación del plugin o de la licencia.
Cambios de modo, de credenciales o de dominio.
Errores de conexión o un resumen diario de incidencias pendientes.

Beneficio clave: El equipo no necesita entrar constantemente al panel para descubrir problemas. El plugin avisa cuando algo importante ocurre.

5.9 Módulo de diagnóstico y logs

Cuando algo falla, el tiempo es dinero. Este módulo registra toda la actividad relevante para que tengas trazabilidad total. Podrás auditar al segundo quién cambió una configuración, cuándo se actualizaron las credenciales, qué errores de conexión han ocurrido o si ha cambiado el dominio.

Beneficio clave: Si surge cualquier problema técnico, no partes de cero; tienes un historial clínico completo para saber exactamente qué ha pasado.

5.10 Módulo de emisiones

Por último, dispones de una pestaña exclusiva de Emisiones dentro de tu panel de WooCommerce. No es una simple lista de pedidos; es tu cuadro de mandos fiscal. Desde aquí ves qué facturas se han enviado, sus estados ante la AEAT, qué cancelaciones requieren una anulación y qué incidencias tienes pendientes de revisar para mantener tu contabilidad al día.

6. ¿Qué ves en el panel?

El plugin está organizado por pestañas muy intuitivas dentro de tu panel de administración de WooCommerce. No necesitas picar código ni pelearte con los archivos de tu servidor para usar el flujo principal.

Esto es lo que te vas a encontrar en cada sección del panel:

Pestaña	¿Qué te permite hacer?
General	Configurar los datos fiscales de tu empresa, elegir tu política de emisión y gestionar las opciones generales.
API	Verificar tu Api key y Api secret, elegir el modo de trabajo (Básico, Sandbox o Producción) y controlar la conexión con el portal.
Factura	Ajustar los parámetros internos relacionados con el comportamiento de la facturación.
Numeración	Gestionar y controlar las series y los números de tus facturas para que no haya saltos.
IVA	Realizar el mapeo de tus impuestos actuales con el esquema fiscal oficial que exige VERI*FACTU.
PDF	Configurar el aspecto visual y gestionar la generación de tus documentos.
Emisiones	Tu cuadro de mandos: aquí ves las facturas emitidas, sus estados reales ante la AEAT y las acciones fiscales que tienes pendientes.
Diagnóstico	Revisar si tu servidor cumple los requisitos técnicos, auditar la configuración y consultar los logs de actividad.
Shortcodes / Extras	Funciones adicionales para integrar información fiscal en sistemas o plantillas existentes.

¿Tienes un sistema muy personalizado?

Si tu tienda ya tiene una estructura propia y prefieres mantenerla, los shortcodes incluidos te solucionarán el 90% del trabajo de integración sin despeinarte. Para esos casos más avanzados donde necesites un empujón técnico puntual, recuerda que tienes a tu disposición nuestra documentación detallada y el sistema de soporte por tickets para ayudarte en lo que haga falta.

7 . Los tres modos explicados al detalle

Para que tengas el control absoluto de tu facturación, Veri*Fac*WOO te permite trabajar en tres escenarios diferentes. No tienes que empezar emitiendo en real desde el primer día; tú decides cuándo dar cada paso.

7.1 Modo Básico: Tu punto de partida

El modo Básico es la solución perfecta para arrancar, y para muchas tiendas es un plugin de facturación completísimo por sí solo. En este modo, el plugin genera toda tu documentación fiscal sin conexión con la AEAT y sin ningún tipo de límite:

Documentación completa: Generas facturas ordinarias y rectificativas con PDFs descargables.
Control total: Mantienes la numeración organizada por series, usas los shortcodes para tus plantillas, recibes avisos internos y accedes a los logs de diagnóstico.
Sin configuración externa: Funciona perfectamente sin necesidad de activar tu Api key ni haber completado el alta en el portal.

Nota importante sobre las actualizaciones: Para recibir las actualizaciones automáticas directamente en tu panel de WordPress, necesitas tener una Api key válida y en vigor. Si tu licencia caduca, el plugin seguirá funcionando en modo Básico al 100% y sin limitaciones funcionales. Sin embargo, para actualizarlo a una nueva versión, tendrás que entrar a tu cuenta en el portal (verifacwoo.com), descargar el archivo ZIP manualmente e instalarlo en tu WordPress.

¿Para qué te sirve?

Te viene de lujo para ordenar tu sistema documental e ir configurando y preparando tu tienda antes de dar el salto definitivo a VERI*FACTU, o como un entorno seguro si tu licencia caduca.

7.2 Modo Sandbox: El entorno de pruebas oficial

El modo Sandbox es, literalmente, el entorno oficial de pruebas que Hacienda pone a disposición de los comercios. Se activa desde el portal en cuanto completas los datos básicos de tu tienda y emisor.

Sirve para que “juegues” y trastees con total tranquilidad en un entorno real de simulación: envías facturas de prueba, recibes respuestas de la AEAT, compruebas cómo cambian los estados en WooCommerce y ves cómo se comportan y qué información contienen los códigos QR.

¿Para qué te sirve?

Es el modo ideal para agencias, tiendas que están en fase de desarrollo o preparación, y para formar a tu equipo de administración antes de trabajar con fuego real.

7.3 Modo Producción: El entorno real

Es el modo definitivo. Se activa únicamente cuando tu tienda ya está lista para emitir facturas de verdad que se registrarán de forma oficial ante la AEAT.

Para pasar a este modo, el Portal Veri*Fac*WOO te guiará paso a paso en un proceso digital que apenas te llevará unos minutos:

El portal genera tu PDF de autorización.
Te lo descargas y lo firmas digitalmente con tu certificado.
Vuelves a subir el documento firmado al portal.
El portal valida la firma con Hacienda y, en un plazo máximo de 5 minutos, ya tienes el modo Producción listo para activar en tu plugin.

Consejo: Antes de dar este paso, te recomendamos haber revisado a fondo en los modos anteriores tus datos de empresa, la numeración, el mapeo de impuestos, el funcionamiento del checkout, el diseño de los PDFs, la gestión de rectificativas y los avisos internos.

8. Compra hoy, activa Producción cuando estés listo

Una de las mayores ventajas de Veri*Fac*WOO es que no te metemos prisa. Comprar el plugin hoy no te obliga a empezar a emitir a Hacienda hoy mismo.

Puedes contratar el servicio para asegurar tu precio, instalarlo, configurar tus impuestos con calma, hacer todas las pruebas que quieras en Sandbox, revisar los PDFs y adaptar tus plantillas actuales con los shortcodes.

Dispones de 365 días naturales desde el momento de la compra para activar el modo Producción. Y lo más importante: tu año de suscripción empezará a contar el día que actives el modo Producción en el portal, no el día que hiciste el pago.

Esto es, ante todo, tranquilidad para tu negocio:

Compruebas que el plugin se lleva de diez con tu plantilla y otros plugins.
Pruebas el flujo de comunicación con el servidor oficial de Hacienda en Sandbox.
Revisas visualmente los QR, los PDFs y los emails.
Eliges el momento idóneo para dar el salto legal a VERI*FACTU sin interrumpir tus ventas diarias.

En resumen: primero configuras, pruebas y respiras tranquilo; y cuando tú decidas que todo está perfecto, haces clic y pasas a Producción.

9. El flujo de venta explicado paso a paso

Para que veas exactamente qué ocurre entre bastidores cada vez que entra una venta en tu tienda online, aquí tienes el recorrido simplificado desde que tu cliente hace clic en comprar hasta que la factura queda registrada:

Paso 1: El cliente inicia la compra

Un usuario entra en tu tienda WooCommerce, añade productos al carrito y se dirige a la pantalla de pago (checkout).

Paso 2: Validación fiscal previa (Opcional)

Si decides activarlo, el plugin muestra y valida el campo del documento de identidad del comprador (NIF, NIE, CIF o comprobación europea ROI/VIES) antes de que pueda pagar.

Beneficio clave: Detectas datos incorrectos al vuelo, evitas que finalice la compra con información errónea y reduces a cero el riesgo de que Hacienda te rechace la factura más adelante. Como siempre, tú eliges el nivel de exigencia de este filtro.

Paso 3: Reserva inmediata de número

En el momento en que se genera el pedido, el plugin le asigna y reserva su número de factura correlativo según la serie que hayas configurado.

Nota: Si el pedido es de 0 euros, el plugin lo salta de forma automática y no le reserva número para no romper tus series fiscales reales.

Paso 4: Activación por cambio de estado

Dependiendo de la política de expedición que hayas elegido en tus ajustes, el plugin sabrá cuándo tiene que ponerse en marcha para emitir el documento definitivo:

De forma manual (cuando tú lo decidas desde el panel del pedido).
Al completarse el pago de forma automática.
Al pasar el pedido al estado “Completado” en WooCommerce.

Paso 5: Preparación del documento fiscal

El plugin recopila de forma automática toda la información necesaria del pedido: los datos del comprador, los productos adquiridos, el desglose de impuestos, los costes de envío, los totales y tus datos fiscales de emisor.

Paso 6: Envío a Hacienda (o modo local)

Aquí el plugin actúa según el modo en el que tengas configurada la tienda:

Si estás en Producción o Sandbox, utiliza las claves de tu licencia para conectar de forma segura y realizar el envío fiscal correspondiente.

Si estás en el modo Básico, genera la documentación de forma interna a nivel local, sin establecer ninguna conexión exterior con la AEAT.

Paso 7: Registro del resultado

El plugin guarda el estado definitivo de la factura en tu base de datos junto con toda la información clave del envío para que la trazabilidad sea absoluta.

Paso 8: Entrega del documento al cliente

La factura ya está lista. Queda disponible en el panel para que puedas previsualizarla o descargarla, y se le envía automáticamente al cliente por email si así lo tienes configurado.

Recuerda: Si prefieres seguir usando tu propio sistema de PDFs o correos, en este paso puedes pintar el código QR, los enlaces de cotejo o el estado de la factura en tus plantillas actuales usando nuestros shortcodes

Paso 9: Control de incidencias en tu panel

Si por cualquier motivo (como un corte de conexión o datos incompletos) una factura se queda pendiente, sufre un error o requiere que hagas algo de forma manual, el plugin la marcará claramente en tu panel de Emisiones y te enviará un aviso por correo para que lo soluciones sin estrés.

10. El flujo de reembolso explicado paso a paso

Cuando devuelves el dinero de una venta a un cliente (ya sea un cambio o una devolución), la ley exige generar una factura rectificativa. Como los reembolsos en WooCommerce pueden ser un mundo, el plugin se adapta automáticamente según cómo gestiones cada caso:

10.1 Reembolso con productos seleccionados

Si al hacer el reembolso desde el pedido de WooCommerce seleccionas exactamente qué productos se están devolviendo y su cantidad, la plataforma genera un desglose detallado.

¿Cómo actúa el plugin?: Lee ese desglose al segundo y genera la factura rectificativa perfecta con los artículos exactos devueltos.

10.2 Reembolso total “en blanco” (sin líneas)

A veces, por comodidad, se hace un reembolso del total del dinero sin marcar qué productos físicos vuelven al almacén. WooCommerce genera un reembolso sin detalle.

¿Cómo actúa el plugin?: Para que no tengas que picar datos, clona de forma automática todas las líneas del pedido original, les da la vuelta con importes en negativo y reconstruye la base fiscal para emitir la rectificativa sin que tú hagas nada.

10.3 Reembolso parcial sin detalle

Si devuelves solo una parte del dinero (por ejemplo, 20€ de un pedido de 100€) pero no especificas a qué producto o a qué tipo de IVA corresponde esa rebaja, el plugin no puede adivinarlo.

¿Cómo actúa el plugin?: Prioriza la seguridad legal de tu negocio. Bloquea la emisión automática y lo marca en el panel como una situación que requiere tu revisión manual para evitar descuadres con Hacienda.

11. Seguridad y Protecciones: Tu tienda, blindada

Un descuadre informático en un sistema de facturación conectado con la AEAT puede ser un problema serio. Por eso, Veri*Fac*WOO incorpora cinco sistemas de protección invisibles que cuidan de tu negocio en segundo plano:

Tu licencia a salvo: La clave de licencia completa solo se utiliza durante el proceso de verificación con nuestro portal. En tu base de datos de WordPress nunca se almacena al completo; solo queda visible un identificador parcial para que nadie que entre a tu web pueda robártela.

Claves API cifradas: Las claves internas que comunican tu tienda con los servidores fiscales se guardan en la base de datos aplicando un cifrado seguro de alta resistencia.

Cortafuegos por cambio de NIF: Si el sistema detecta que el NIF o CIF del emisor configurado en la tienda cambia de forma inesperada, borra inmediatamente las credenciales activas por pura seguridad. Así se evita enviar facturas con una identidad fiscal incorrecta.

Control de clones y cambios de dominio: Muy útil si haces pruebas. Si mueves tu tienda a otro dominio o restauras una copia de seguridad en un entorno de desarrollo (staging), el plugin detecta el cambio de URL y limpia las credenciales. Esto evita que la web clonada siga emitiendo facturas en real haciéndose pasar por la tienda de producción.

Red de seguridad por expiración: Si tu suscripción anual expira y tenías el modo Producción o Sandbox activo, el plugin desconecta las claves de forma limpia y devuelve la tienda al Modo Básico. De esta manera, tu WooCommerce sigue funcionando y generando PDFs locales, pero bloquea cualquier intento de envío fallido a Hacienda.

12. Requisitos técnicos y versiones recomendadas

Para asegurarte un rendimiento óptimo, la máxima seguridad en el cifrado de datos y una comunicación sin cortes con la AEAT, Veri*Fac*WOO trabaja de la mano con las versiones actuales del ecosistema web.

Antes de empezar, dale un vistazo a tu servidor para comprobar que cumples con estos mínimos recomendados:

Requisito	Versión
WordPress	6.5 o superior
WooCommerce	8.0 o superior
PHP	8.1 o superior
Plugin requerido	WooCommerce

También se indica compatibilidad probada hasta WordPress 6.9.4.

¿Cómo comprobarlo? No te preocupes si no sabes qué versión utiliza tu web. Dentro del plugin, en la pestaña Diagnóstico, tendrás una herramienta que analiza tu servidor en un segundo y te dice si todo está listo para funcionar o si necesitas actualizar algo.

13. Ventajas clave para tu tienda online

Si eres el propietario o gestionas el día a día de un eCommerce, la automatización y la tranquilidad legal lo son todo. Veri*Fac*WOO está diseñado específicamente para quitarte problemas de la cabeza.

Estas son las ventajas principales que vas a notar desde el primer día:

Gestión Legal e Impositiva sin Estrés

Puente directo con la AEAT: Tu WooCommerce queda totalmente preparado para cumplir con las obligaciones fiscales modernas sin que tengas que cambiar de plataforma.
Multidioma nativo: El plugin está disponible en español, catalán (ca) e inglés (en_US) para adaptarse perfectamente al idioma de tu administración.
Validación de NIF/CIF en el checkout: Configura la petición y validación del documento de tus clientes (incluyendo el sistema europeo ROI/VIES) antes de que paguen, reduciendo a cero los rechazos de Hacienda por datos incorrectos.

Máximo Ahorro y Flexibilidad Comercial

Facturas 100% ilimitadas: Olvídate de los bonos de créditos o de pagar un extra por cada factura enviada. Aquí las emisiones son ilimitadas.
Una sola licencia para varias tiendas: La licencia anual se vincula a tu identificador fiscal (CIF/NIF). Si tu empresa tiene varias tiendas WooCommerce bajo el mismo emisor, puedes usar la misma licencia en todas ellas.
Compatible con WordPress Multisite: Si usas una red de sitios, cada subsite mantiene su propia configuración, numeración y claves API de forma 100% independiente.

Seguridad y Control de Datos (Fuera de tu Web)

El Portal como red de seguridad: Toda la gestión de licencias, el otorgamiento legal, tu relación con el proveedor oficial y los justificantes de Hacienda se gestionan en un portal externo.
Tu información a salvo: Si tu WordPress tiene un problema técnico, se cae o se rompe, sigues teniendo acceso total a tus estadísticas y documentos legales desde el portal externo.
Separación total de entornos: Dispones de una separación clarísima entre el modo Básico (local), Sandbox (pruebas con Hacienda) y Producción (fuego real) para que hagas cambios sin miedo.

Automatización y Compatibilidad Técnica

Cero código en el flujo principal: Todo se gestiona de forma visual desde los menús de WordPress. No necesitas tocar una sola línea de código para tener tu tienda al día con la ley.
Numeración blindada: Reduces drásticamente los errores contables gracias a la reserva automática de números de factura, controlando al milímetro ordinarias y rectificativas.
Se adapta a lo que ya tienes: ¿No quieres usar nuestros PDFs o emails integrados? No pasa nada. El plugin incluye un potente sistema de shortcodes que resuelve el 90% de las integraciones con tus plantillas o sistemas actuales.
Soporte para desarrolladores: Si tu tienda tiene una personalización extrema o avanzada, ofrecemos documentación técnica detallada y un sistema de tickets para guiar a tus programadores en la adaptación.
Tu equipo, siempre avisado: El plugin vigila la salud del sistema por ti y envía alertas automáticas por email ante cualquier incidencia, cambio de credenciales o estado pendiente.

14. Ventajas clave para una agencia o implementador

Para una agencia que instala WooCommerce a clientes, el plugin aporta:

Si eres una agencia o te dedicas a implantar y desarrollar tiendas online para tus clientes, sabes que delegar la responsabilidad fiscal de una web puede ser un terreno pantanoso. Veri*Fac*WOO te facilita la vida y blinda tu trabajo frente a soporte técnico innecesario.

Estas son las ventajas que vas a notar al implementarlo en tus proyectos:

Gestión de Clientes Simplificada

Frontera clara entre lo legal y lo técnico: El alta, la contratación y los trámites legales se quedan en el portal externo, bajo el tejado de tu cliente. Tú solo te encargas de conectar el plugin en WooCommerce mediante las claves API.
Flujo documentado listo para entregar: Dispones de un recorrido paso a paso perfectamente estructurado para explicárselo a tu cliente de forma sencilla, ahorrándote horas de reuniones formativas.
Sin sorpresas por costes: Al no haber límites de emisión, el cliente final nunca te vendrá con quejas porque se ha quedado sin “créditos” de facturación en plena campaña de ventas.
Soporte multi-tienda eficiente: Si tu cliente gestiona varias marcas bajo la misma sociedad (mismo CIF/NIF), podéis usar la misma licencia para todas las tiendas, recomendándole simplemente separar las series de facturación por cada instalación para evitar conflictos.

Flexibilidad y Respeto al Desarrollo Existente

Integración sin romper nada: Si heredas un proyecto que ya tiene su propio diseño visual de factura, sus plantillas de email maquetadas o su zona de cliente personalizada, no tienes que tirarlo todo abajo.
La potencia de los Shortcodes: Puedes usar nuestros shortcodes para incrustar el código QR de la AEAT, los enlaces de cotejo o el estado de la factura directamente en las plantillas actuales del cliente, resolviendo la integración en el 90% de los casos.
Cero código en proyectos estándar: Para la inmensa mayoría de tiendas, la configuración es 100% visual. Y para esos proyectos con personalizaciones extremas, te respaldamos con documentación técnica detallada y un canal de soporte por tickets de desarrollador a desarrollador.

Herramientas de Diagnóstico y Reducción de Soporte

Entorno Sandbox profesional: Dispones de un modo de pruebas oficial conectado con Hacienda para validar todo el flujo de datos, estados y QR antes de entregar la web o pasar el proyecto a Producción.
Evita incidencias en el checkout: El módulo de validación previa al pago (compatible con NIF, NIE, CIF y el sistema europeo ROI/VIES) frena los datos incorrectos antes de que se complete la transacción. Esto te ahorra tener que arreglar facturas rechazadas a posteriori.
Auditoría rápida con Logs y Diagnóstico: La pestaña de Diagnóstico y el registro de actividad (logs) te permiten saber al segundo si hay un problema en el servidor, quién ha cambiado una credencial o qué error de conexión exacto está ocurriendo.
Alertas proactivas: El plugin avisa al equipo de administración por email ante cualquier imprevisto técnico (licencia expirada, plugin desactivado, etc.), permitiéndote actuar antes de que el cliente final se dé cuenta.

15. Preguntas frecuentes para el comprador

¿Dónde se contrata VeriFacWOO?

La contratación se realiza exclusivamente en el Portal Veri*Fac*WOO. Allí es donde gestionas el alta de tu cuenta, el pago, los datos del emisor, el otorgamiento legal con Hacienda, las licencias y los accesos a los distintos modos de trabajo.

¿Para qué sirve el portal si ya tengo el plugin instalado en mi WordPress?

El portal y el plugin hacen un trabajo en equipo pero por separado. El portal gestiona toda la parte legal, administrativa y de continuidad fuera de tu web por seguridad (licencias, autorizaciones con la AEAT, relación con el proveedor oficial, tus estadísticas globales y tus documentos de Hacienda). El plugin es tu herramienta operativa dentro de WooCommerce y sirve para conectar tu tienda con el portal, elegir el modo de trabajo, emitir las facturas en tu día a día, pintar los códigos QR, generar los PDFs o usar los shortcodes.

¿La licencia tiene algún límite de facturas o emisiones?

No, en absoluto. La licencia es anual y te da emisiones 100% ilimitadas. No te cobramos por volumen ni se te va a aplicar ningún recargo o comisión por factura enviada. Esto es vital para que duermas tranquilo si tienes picos de facturación o épocas de ventas muy altas.

¿Cuándo empieza a contar exactamente mi año de suscripción?

Empieza a contar el día que decidas pasar a Producción, no el día que haces el pago. Puedes comprar el plugin hoy mismo, instalarlo, configurar tus impuestos, trastear en el entorno de pruebas Sandbox y adaptar tus PDFs con calma. Dispones de hasta 365 días para dar el salto. Tu período anual empezará a contar en el mismo instante en que actives el modo Producción real desde el portal.

¿Puedo instalar la misma licencia en varias tiendas WooCommerce?

Sí, siempre y cuando pertenezcan a la misma empresa y compartan el mismo identificador fiscal (CIF/NIF). Nuestra licencia se vincula a tu identidad como comercio, no a un dominio web o instalación técnica de WordPress. Eso sí, para que las numeraciones de tus facturas no se pisen entre instalaciones, te recomendamos configurar series de facturación distintas para cada una de tus tiendas.

¿Qué pasa si mi página web se cae o tiene un problema técnico?

Aquí es donde se nota la ventaja de tener el flujo separado. Si tu WordPress falla, decides migrar de servidor o el plugin tiene cualquier incidencia, no pierdes nada. El portal externo sigue operativo al 100% como tu red de seguridad para que puedas entrar, consultar estadísticas o descargarte cualquier documento legal enviado a Hacienda.

¿Necesito saber programar o tocar código para usar el plugin?

No para el flujo de trabajo principal de tu tienda. Todo se gestiona de forma visual e intuitiva desde los menús de administración de WordPress y WooCommerce. Solo en el caso de que quieras hacer integraciones muy a medida con sistemas de PDFs o emails que ya tengas montados de antes, harían falta los shortcodes incluidos. Y si la personalización es extrema, ayudamos a tus desarrolladores con documentación técnica detallada y soporte por tickets.

Tengo un diseño propio de PDFs y plantillas, ¿puedo mantenerlo?

Sí, en la gran mayoría de los casos. Veri*Fac*WOO está pensado para ser flexible. Incluye un completo sistema de shortcodes para que puedas incrustar el código QR obligatorio, los estados fiscales o los enlaces de cotejo de la AEAT directamente en tus diseños actuales sin tener que rehacer tu web desde cero. Si tus plantillas son muy complejas, tu programador puede consultar nuestra documentación y abrir un ticket con nosotros para resolver cualquier duda de integración.

¿Cuáles son los requisitos técnicos mínimos recomendados?

Al tratarse de un sistema conectado con procesos fiscales críticos, es imprescindible que tu servidor trabaje con versiones actuales. Los requisitos mínimos son WordPress 6.5 o superior, WooCommerce 8.0 o superior (instalado y activo) y PHP 8.1 o superior. Mantener tu entorno al día garantiza la seguridad y el correcto funcionamiento del cifrado y envío de datos.

¿El plugin puede pedir el DNI/NIF/CIF del cliente en el checkout?

Sí, totalmente. El plugin incluye una opción para añadir este campo de forma nativa en la pantalla de pago (compatible con NIF, NIE, CIF y más escenarios configurables). Recoger este dato es indispensable para cumplir a rajatabla con la ley VERI*FACTU y emitir facturas con datos válidos.

¿Se pueden comprobar los datos del cliente antes de que pague?

Sí, si decides activar esa opción. El plugin puede validar la estructura del documento de identidad del comprador antes de que complete el pago. De esta forma, si mete un NIF incorrecto, el sistema le avisa al momento. Así evitas enterarte del error a posteriori, cuando Hacienda te rechace la factura por datos inválidos.

¿Tiene soporte para comprobar el IVA europeo (ROI/VIES)?

Sí. El plugin viene equipado con un módulo específico y totalmente configurable para realizar comprobaciones ROI/VIES en clientes de la Unión Europea. Tú decides si lo dejas activo o no según tu volumen de ventas internacionales y tu operativa de negocio.

¿Puedo hacer simulaciones o pruebas antes de pasar al entorno real?

Por supuesto, es lo más recomendable. En cuanto completas los datos en el portal, se te activa el modo Sandbox (el entorno de pruebas oficial de Hacienda). Así puedes simular ventas, enviar facturas de prueba a la AEAT, revisar cómo cambian los estados y ver los códigos QR reales de prueba. Además, puedes usar el generador de PDFs del plugin con total normalidad tanto para facturas ordinarias como rectificativas antes del gran salto.

¿Cómo se activa exactamente el modo Producción (real)?

Es un proceso digital guiado y muy rápido desde el Portal Veri*Fac*WOO. El portal genera tu PDF de autorización oficial, te lo descargas, lo firmas digitalmente con tu certificado y lo vuelves a subir al portal. El portal valida tu firma directamente con Hacienda y, normalmente en un plazo máximo de 5 minutos, ya tienes tu entorno real de Producción listo para operar en tu tienda.

¿Qué pasa si mi licencia caduca y no renuevo a tiempo?

El plugin reacciona de forma segura: desconecta tus claves de conexión activa y devuelve la tienda automáticamente al Modo Básico. Una vez que finaliza tu suscripción, guardamos toda tu información en el portal durante un periodo de cortesía de 30 días. Si dejas pasar ese plazo sin renovar, las estadísticas y datos de tu cuenta en el portal se eliminarán de forma irreversible.

Ten en cuenta que esto nunca borrará las facturas que ya estén guardadas localmente en tu base de datos de WooCommerce ni lo que ya se haya remitido a Hacienda; esos datos se quedan donde están. Si decides volver más adelante, podrás renovar tu flujo e incluso emitir a mano las facturas de aquellos pedidos que se quedaron pendientes durante el tiempo de desconexión.

¿Existe una política de devoluciones?

Sí, dispones de una garantía de devolución de 14 días siempre y cuando no hayas activado el modo Producción. Una vez que firmas digitalmente tu autorización y activas el entorno real de Producción, no se realizan reembolsos del importe, ya que el proceso legal y operativo ante la AEAT se ha iniciado formalmente.

Además, debes tener en cuenta un detalle legal clave fijado por la AEAT: una vez que empiezas a remitir registros fiscales en modalidad VERI*FACTU real en Producción, estás obligado a mantener esa modalidad hasta, al menos, el final del año natural en curso. No estás obligado a usar nuestro plugin para siempre, pero sí debes asegurarte de que sigues facturando bajo un sistema compatible con VERI*FACTU.

¿Puedo generar mis PDFs directamente con el plugin?

Sí. El plugin incluye un módulo de generación de PDFs profesionales para facturas y rectificativas. En modo Básico puedes testear y revisar visualmente esos PDFs con total normalidad y sin conexión activa con la AEAT.

¿Estoy obligado a usar el diseño de PDF que viene con el plugin?

No, para nada. La idea es que el plugin te dé herramientas, no obligaciones. Puedes activar nuestros PDFs nativos, conservar tu plugin actual y vitaminarlo con nuestros datos mediante shortcodes, o combinar ambos sistemas. Tú tienes la última palabra.

¿Cómo gestiona el plugin los reembolsos y devoluciones?

El plugin analiza de forma inteligente el tipo de reembolso que haces en WooCommerce para intentar transformarlo en una factura rectificativa legalmente válida ante Hacienda. Si devuelves productos seleccionados, monta el detalle al momento; si haces un reembolso total “en blanco”, clona las líneas originales en negativo para reconstruir la base fiscal. Si detecta que faltan datos esenciales en un reembolso parcial sin detalle, pausará el envío automático y lo marcará para tu revisión manual para protegerte frente a errores contables.

¿Si algo falla, puedo saber exactamente qué ha pasado?

Sí, al milímetro. El plugin cuenta con un panel interno de Diagnóstico, alertas directas por correo electrónico a tu equipo de administración y un registro pormenorizado de actividad (logs) para auditar cualquier imprevisto técnico o cambio en la configuración de la tienda.

¿Este plugin sustituye el trabajo de mi asesor fiscal?

Rotundamente no. El plugin es una herramienta de software que automatiza y resuelve toda la complejidad técnica y operativa que exige la ley dentro de tu WooCommerce. Sin embargo, la estrategia de tu negocio, la interpretación fiscal de tus impuestos y la validación final de tu contabilidad deben contar siempre con el respaldo y el criterio profesional de tu asesor de confianza.

16. Resumen final

Veri*Fac*WOO es el puente definitivo entre tu tienda WooCommerce y la normativa VERI*FACTU, diseñado específicamente para darte total libertad y adaptarse por completo a tu forma de trabajar:

Desde el Portal VeriFacWOO (Gestión y Control Legal)

Gestión externa y segura: Tramitas tu alta, la contratación y las autorizaciones con la AEAT y nuestro proveedor oficial completamente fuera de tu web.
Licencia inteligente: Tu clave se vincula a tu identificador fiscal (CIF/NIF), lo que te permite usarla en varias tiendas WooCommerce de tu empresa.
Tranquilidad para tu bolsillo: Disfrutas de emisiones 100% ilimitadas (sin pagar por factura enviada) y cuentas con una garantía de devolución de 14 días si no has activado el entorno real.
Tu propio ritmo: Tienes hasta 365 días para activar el modo Producción, y tu año de suscripción empezará a contar ese mismo día, no antes.
Tu red de seguridad: Tus estadísticas y los justificantes legales de Hacienda están siempre disponibles en el portal, pase lo que pase con tu web.

Desde tu Plugin (Operativa y Automatización en WooCommerce)

Automatización total: El plugin transforma tus pedidos en facturas ordinarias y rectificativas impecables de forma automatizada.
Numeración blindada: Evitas saltos y duplicados gracias al control estricto de series y a la reserva de número en el momento del pedido.
Filtro en el checkout: Puedes solicitar y validar el documento de identidad de tus clientes (e incluso activar el sistema europeo ROI/VIES) antes del pago para evitar que Hacienda te rechace facturas por datos erróneos.
Flexibilidad absoluta: Generas PDFs profesionales desde el primer día (incluso en modo Básico sin conexión), pero si prefieres conservar tus plantillas o emails actuales, nuestro sistema de shortcodes te permite integrarlo todo sin esfuerzo.
Tranquilidad técnica: El plugin vigila la salud del sistema por ti gracias a los avisos automáticos por correo, el panel de diagnóstico y el registro detallado de actividad (logs).

Todo ello gestionado de forma nativa desde tu panel de WordPress, pensado para quienes quieren cumplir con la ley de forma rápida, proteger su negocio y seguir vendiendo sin complicaciones en su día a día.

Última actualización el 1 de junio de 2026

1. El ecosistema Veri*Fac*WOO: Portal y Plugin

1.1 El Portal Veri*Fac*WOO